Câu hỏi thường gặp

1. MICROSOFT TEAMS LÀ GÌ?

Microsoft Teams là một nền tảng hợp tác và giao tiếp liền mạch, kết hợp khả năng trò chuyện liên tục, tổ chức cuộc họp trực tuyến, hội nghị truyền hình và tích hợp với các ứng dụng khác trong Office 365 . Đây là công cụ mang đến giải pháp cộng tác tuyệt vời này cho các doanh nghiệp, dịch giả tự do và những người khác làm việc trong môi trường nhóm. Bên cạnh đó, nhiều người còn sử dụng Microsoft Teams để tạo lớp học trực tuyến trong dạy học. Có một không gian nhóm tuyệt vời là chìa khóa để có thể đưa ra quyết định sáng tạo và giao tiếp với nhau hiệu quả.

Về cơ bản, Teams tập hợp những tính năng tuyệt vời nhất của Office 365 trong một công cụ duy nhất, nơi bạn có thể:

- Chia sẻ ý tưởng và chuyên môn trong các cuộc trò chuyện riêng tư.
- Tạo tài liệu Office Online trên trình duyệt web.
- Tích hợp nội dung và công cụ bên trong hoặc bên ngoài với nhiều tab khác nhau.
- Tận dụng các bot để hỗ trợ những hoạt động và nhiệm vụ hàng ngày của bạn.
- Download và sử dụng Microsoft Teams trên máy tính, trình duyệt web và thiết bị di động.

1.1. Microsoft Teams Làm Những Gì?

Bên trong một cửa sổ duy nhất, người dùng có thể sử dụng nhiều công cụ và ứng dụng Office 365 chính để làm việc hiệu quả và năng suất hơn:

- Lịch và cuộc họp (Outlook).
- Tạo, chia sẻ, chỉnh sửa và tìm kiếm nội dung (SharePoint, OneDrive and OneNote).
- Gọi và gặp gỡ các thành viên nhóm.
- Trò chuyện và gửi tin nhắn tức thì.

1.2. Lợi Ích Chính Của Microsoft Teams

- Trung tâm hợp tác và trò chuyện.
- Tích hợp Office 365.
- Bảo mật và tuân thủ các quy tắc doanh nghiệp.
- Không thêm chi phí cho người dùng Office 365.

2. CÁCH SỬ DỤNG MICROSOFT TEAMS

​​​​​​​2.1. Nhóm Và Kênh - Teams & Channels

* Cách lập nhóm trong Microsoft Teams:

- Click vào Join or create a team và chọn Create a team.

- Đặt tên cho nhóm và thêm mô tả.

- Bạn thêm thành viên vào nhóm là một người, một nhóm hoặc toàn bộ liên hệ.

- Chọn chế độ Private giữ sự riêng tư hoặc Public để bất kể ai cũng có thể tìm và tham gia nhóm.

- Sau khi hoàn thành việc thêm nhóm, bạn chọn Add và nhấp chuột vào Close.

Mỗi nhóm có các phần phụ được gọi là kênh và một kênh chung (General Channel) sẽ tự động được tạo ra. Bạn có thể có nhiều kênh trong một nhóm. Bất cứ khi nào có một thông báo hay hoạt động mới, Channel sẽ được làm đậm.

*Cách tạo Channel trong Microsoft Teams:

- Click vào dấu 3 chấm bên cạnh tên nhóm và chọn Add channel.
- Nhập tên và mô tả cho kênh.
- Tích vào tùy chọn Automatically favorite this channel for the whole team nếu bạn muốn kênh này tự động hiển thị trong danh sách kênh của mọi người.
- Hoàn thành quá trình thêm kênh bằng cách click vào Add.

Ngoài ra, mỗi kênh đều có các tab của riêng mình xuất hiện dọc phía trên màn hình. Các tab như Posts (trò chuyện nhóm), Files (chia sẻ tài liệu) và Notes ( chia sẻ OneNote) sẽ tự động được tạo ra. Bạn cũng có thể thêm tab của riêng mình.

Với việc tạo nhóm và nhiều kênh dễ dàng, người dùng có thể hợp tác với đồng nghiệp trong tổ chức hoặc giáo viên có thể sử dụng Microsoft Teams để tạo các lớp học trực tuyến một cách tiện lợi.

2.2. Trò Chuyện - Conversations

Conversations là một trong những tính năng chính của Microsoft Teams, cho phép mỗi nhóm thảo luận và trò chuyện với nhau. Cuộc trò chuyện là trung tâm, nơi tất cả các hoạt động nhóm diễn ra, từ việc chia sẻ tệp đến các cuộc gọi video.

Sử dụng @mentions cho phép bạn tag các thành viên hoặc thậm chí cả nhóm. Người dùng nhìn vào Converstions sẽ dễ dàng thấy nơi họ được nhắc đến thông qua biểu tượng @ màu đỏ để làm nổi bật các khu vực quan trọng đối với họ. Hơn nữa, Microsoft Teams cho máy tính sẽ thông báo cho bạn thông qua cảnh báo. Cũng như gắn thẻ, người dùng có thể like nội dung và chia sẻ biểu tượng cảm xúc hoặc GIF.

2.3. Các Tệp Tin

Trong cửa sổ Teams, bạn có thể thực hiện nhiều tác vụ trực tiếp từ trong cửa sổ đó hoặc trong trình duyệt. Những tác vụ này bao gồm khả năng xóa, download, di chuyển file, mở, sao chép, chỉnh sửa hoặc lấy link để chia sẻ cho người khác.

Bạn cũng có thể bắt đầu một cuộc trò chuyện nhóm bên cạnh tệp, cho phép các thành viên trong nhóm thảo luận trong khi đang làm việc trên file. Và cuộc trò chuyện này sẽ xuất hiện trong Conversation thread.

2.4. Thêm Tab

Như đã nói ở trên, bên cạnh các tab được tự động tạo ra, bạn cũng có thể tạo tab của riêng mình mà hiện tại bao gồm Planner, bảng tính Excel, tài liệu Word, bảng điều khiển Power BI và nhiều hơn nữa. Bạn chỉ cần click vào dấu + bên cạnh các tab mặc định.

Các sản phẩm của Microsoft cũng dễ dàng được thêm vào, nhưng nhiều tích hợp mới sẽ được bổ sung trong tương lai, chẳng hạn như tích hợp Adobe. Với sự tích hợp giữa các hệ thống rất quan trọng đối với teamwork, người dùng có thể mong đợi sẽ thấy nhiều hoạt động đối tác và tích hợp vượt trội hơn.